Ju färre möten desto bättre

Ju färre möten desto bättre


På Apelöga har vi alltid börjat veckan med ett måndagsmöte. Då går vi igenom veckans uppdrag. Vi pratar om alla bollar som är i luften, och säkerställer att inget faller mellan stolarna.

Vi får i oss morgonkaffet samtidigt som veckan framför oss börjar ta form.

Fram till nyligen har jag sett denna måndagsrutin som omistlig och oundviklig. Men på senare tid har vi ibland missat att ha måndagsmötet – några måndagsmorgnar var stora delar av företaget ute olika på uppdrag och då blev mötena blev inställda.

Efter några sådana inställda måndagsmöten slog det mig: Ingenting hade gått fel trots att vi missat det omistliga mötet. Inget hade hamnat mellan stolarna, inga bollar landat utan att någon tagit emot.

Alla visste vad de skulle göra.

Möten dödar flow

Jason Fried, en av grundarna till Basecamp, och medförfattare till Rework sammanfattar problematiken med möten i detta Ted Talk.

Dagens arbetsplatser har två stora hot, argumenterar Fried: M&M:s. Som står för Managers and meetings.

M&M:s menar väl, men är ändå mest i vägen. De hindrar kreatörerna så att ingenting blir gjort.

En annan nyckel till denna problematik finns i Paul Grahams essä om makers och managers. Graham menar att makers – de som skapar saker, oavsett om det handlar om fotografer, kodare, författare eller snickare – har en annan slags kalender än managers.

En managers kalender är uppdelad i halv- och heltimmar.

En makers kalender är uppdelad i halv- och heldagar.

För en manager är det helt naturligt med ett halvtimmesmöte kl 10.30, men det kan vara förödande för en maker – det kan förstöra en hel dag när arbetsrytmen störs.

Mötesfri power hour!

Att inte störa måste jag ständigt tänka på i min roll på Apelöga. Det kan vara frestande att kalla till möten – det finns alltid viktiga saker vi borde diskutera – men det finns alltid en kostnad kopplad till varje möte.

Inte bara för att tid kostar pengar, utan också en kostnad i form av lägre produktivitet. Ja, det finns till och med risk för lägre kvalitet på det som produceras, eftersom makerns viktiga flow kan störas.

Jag vet, för ibland är jag också en maker. Till exempel när jag skriver dessa blogginlägg. Jag har märkt att mina bästa arbetstimmar är de innan lunch. Det är då jag får saker gjorda.

För att undvika att bli störd under dessa timmar har jag hittat följande lösning: Jag har en återkommande post i min kalender (som är delad med mina kollegor via Google Calendar) klockan 9 till 12 varje dag.

Jag kallar blocket ”Adams power hours”. Töntigt ja, men det är en win-win: Jag slipper att bli störd, och mina kollegor slipper att bli störda av mig.

Att styra sig själv

En manager som inte är på kontoret, hur funkar det egentligen? Jo, det funkar utmärkt.

Jag blir alltmer övertygad om att self management är det som faktiskt funkar bäst. När medarbetarna får styra sig själva är motivationen som högst. Och hög motivation ger alltid bra resultat i slutändan.

I fallet med våra måndagsmöten: Numera kör vi dem varannan vecka istället. Det sparar oss tid som var och en nu kan lägga på viktigare saker.

Artikelskribent:
Adam Haglund

Lämna ett svar